blog

De EventManager 2.0 (www.eventbeheer.com) is erop gericht eventmanagers in het bedrijfsleven (en andere event organizers, zoals eventbureaus) te ondersteunen bij alle processen van hun evenementen. De processen zijn van a tot z digitaal vast te leggen: zowel het uitnodigingstraject als het management van events, de rapportage, het CRM enzovoort. In navolging van de boekhouderij, logistiek en verkoop lijkt nu ook in de evenementenbranche de tijd van geeltjes, spreadsheets en losse papiertjes te verdwijnen. Het handmatig regelen van een event maakt plaats voor de automatisering.

Unilever is lanceringspartner

Unilever is de lanceringspartner van 4net en daarmee het eerste bedrijf dat met de EventManager werkt. “Wij zochten een softwareprogramma dat alle werkprocessen tijdens events structureert, “ vertelt Jan van den Berg, Meeting and Events Coördinator Unilever. Unilever zocht contact met 4net dat de eerste versie van het softwareprogramma De EventManager had ontwikkeld. Ton Renes, directeur van 4net uit Maarn: “De EventManager was aanvankelijk een digitaal uitnodigingstraject, een webregistratie van deelnemers aan een event. Wij hebben dit programma op verzoek van Unilever uitgebreid met diverse modules, zodat nu ook het management, de rapportage, financieel beheer en budgetopvolging van een event in het systeem zijn opgenomen. Tevens kan de EventManager gekoppeld worden aan de event website en aan het CRM-systeem.”

Kevin Beeftink, Business Developer bij 4net, die de webapplicatie samen met Ton Renes heeft ontwikkeld, en verantwoordelijk is voor de commerciële exploitatie van de EventManager: “Een dergelijke oplossing, specifiek voor de event industrie, was er nog niet. Voordeel van de EventManager is dat het een generiek product is voor de event branche; het is geschikt voor elke event organizer.”

Event cockpit

De EventManager is een web based applicatie, waar je met een internetbrowser toegang toe kunt krijgen. De enige vereisten zijn een internetaansluiting en een webbrowser. Het systeem draait niet op het lokale net, maar op een webserver in de vorm van een SaaS-oplossing. Een event organizer kan met het softwareprogramma, waar ook ter wereld, inloggen en kan in zijn eigen ‘event cockpit’ alle werkprocessen van een event managen. Met enkele klikken op de muis geeft hij een overzicht in de voortgang van alle processen die bij events een rol spelen. Verloopt een optie op een hotel, is de reservering van de cateraar nog niet binnen? Het systeem geeft zelf tijdig reminders op deze vast te leggen acties.

-----------------------------------------------------------------------------------------------
‘EventManager is als web based applicatie een kostenbesparend middel’
-----------------------------------------------------------------------------------------------

Afregelen op persoonsniveau

De EventManager maakt het mogelijk allerlei aspecten op persoonsniveau af te regelen in het systeem: dus niet alleen het vastleggen van locaties, vervoersplannen en dergelijke, maar ook individuele wensen van genodigden, individuele transfers van luchthavens naar hotels, enzovoort. Het ‘control’ werk van eventmanagers wordt er met dit programma een stuk gemakkelijker op. Ton Renes: “Eventmanagers hebben, zoals we bij 4net hebben gemerkt, de kwaliteit om veel te onthouden en te regelen. Dit systeem maakt het werk en de overhead rondom evenementen eenvoudiger: het voorkomt dat je bij een groot aantal events het overzicht kwijtraakt. Mocht een eventmanager ziek worden of uitvallen, dan kan een collega het event naadloos overnemen.” 

4net heeft in totaal een kleine twee jaar gewerkt aan het uitbreiden van de weboplossing met al zijn modules, en het systeem is ‘up and running’. De EventManager kan binnen een dag gereed gemaakt worden en is eenvoudig te bedienen. “Een training van twee dagdelen volstaat om ermee te kunnen werken,” vertelt Kevin Beeftink. Bedrijven kunnen het systeem vervolgens zelf inrichten, terwijl 4net met de 24x7 supportdesk op de achtergrond paraat blijft.

De top-500 bedrijven

Het programma is vooral interessant voor bedrijven die 20 events of meer per jaar organiseren. In de praktijk zijn dat de grote corporate opdrachtgevers van evenementen, de top-500 bedrijven van Nederland. Daarnaast kan het ook voor eventbureaus aantrekkelijk zijn. Kevin Beeftink: “Bij een aantal van nagenoeg 20 events betaalt het programma zichzelf terug. Dat is ook het uitgangspunt: de EventManager is een kostenbesparend middel.” Ton Renes: “Doordat het programma het mogelijk maakt alle processen vast te leggen, zorgt het voor continuïteit. Er gaat geen informatie verloren als iemand wegvalt. Door alles te monitoren krijgt een bedrijf een beter inzicht in de processen en dat kan leiden tot kostenbesparing. Met de EventManager kunnen bedrijven een efficiencyslag maken: in minder tijd een kwalitatief betere rapportage van alle werkprocessen rond een evenement.”

Jan van den Berg van Unilever: “Ik vind naast het doorzicht en de efficiency vooral de flexibiliteit van de EventManager een sterk punt. Alles is gemakkelijk zelf aan te passen. En je kunt er gemakkelijk mee werken.”

De web based applicatie kan naar wens uitgebreid worden met meerdere modules en 4net kan het systeem in verschillende talen uitrollen. Kevin Beeftink: “Eén ding lijkt zeker: wie eenmaal met de EventManager werkt, gebruikt dit softwareprogramma over tien jaar nog.”